Dokumenty niezbędne do przygotowania aktu notarialnego
Poniżej znajdziecie Państwo wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego.
Jest to wstępna lista, albowiem w zależności od stanu faktycznego notariusz może wymagać jeszcze innych dokumentów.
Dokumenty należy dostarczyć do Kancelarii notarialnej w Bytomiu odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą mailową. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.
Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu lub innych (w szczególnych przypadkach). Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu notarialnego.
Akt poświadczenia dziedziczenia:
- odpis aktu zgonu spadkodawcy,
- PESEL spadkodawcy, (w formie adnotacji na akcie zgonu spadkodawcy uczynionej przez Urząd Miasta lub Gminy, zamiast adnotacji na odpisie aktu zgonu można przedłożyć unieważniony dowód osobisty zmarłego albo zaświadczenie o posiadanym numerze PESEL wydawane przez Urząd Miasta lub Gminy - Wydział Meldunkowy ostatniego miejsca zameldowania osoby zmarłej),
- informacja o ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony, w tym testamenty zmienione i odwołane),
- akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy z aktów urodzenia lub skrócone odpisy z aktów małżeństwa (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),
- dane osobowe stron biorących udział w czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
- umowy zrzeczenia się dziedziczenia zawarte pomiędzy spadkodawcą a spadkobiercami - w przypadku gdy zostały zawarte za życia spadkodawcy,
- informacja, czy w skład spadku wchodzą: własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej) lub udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
- informacja, czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym.
Darowizna lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
- wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, etc.
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
- akt poświadczenia dziedziczenia, - zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy:
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku, - dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
- wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- zaświadczenie potwierdzające przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (w przypadku gdy z lokalem związany jest udział w nieruchomości wspólnej, którą stanowi prawo użytkowania wieczystego gruntu) - wydaje wójt, burmistrz, prezydent,
- jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych poniżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego.
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji
- dane osobowe strony czynności poddającej się egzekucji - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
- podstawa poddania się egzekucji (np. umowa dzierżawy/najmu, umowa o dofinansowanie rozpoczęcia działalności gospodarczej).
Oświadczenie o przyjęciu/odrzuceniu spadku:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
- informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,
- informacje o osobach, które już przyjęły/odrzuciły spadek.
Pełnomocnictwo do sprzedaży/nabycia nieruchomości:
- dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa (mocodawcy) - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data jego ważności, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania,
- dane osobowe pełnomocnika - imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL,
- dane nieruchomości - najlepiej numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.
Sprzedaż lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
- wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, etc.,
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
- akt poświadczenia dziedziczenia, - zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy:
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku, - dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
- cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
- zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
- oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
- numer rachunku bankowego strony sprzedającej,
- zaświadczenie potwierdzające przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (w przypadku gdy z lokalem związany jest udział w nieruchomości wspólnej, którą stanowi prawo użytkowania wieczystego gruntu) - wydaje wójt, burmistrz, prezydent,
- jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych poniżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego,
- tekst jednolity umowy/statutu spółki i uchwała obejmująca zgodę na zbycie/nabycie przedmiotu umowy - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka, co do której z przepisów prawa wynika obowiązek takiej uchwały (np. spółka z o.o.).
Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu, obejmujące również informację, że spółdzielnia posiada uregulowany grunt pod budynkiem, w którym znajduje się przedmiotowy lokal,
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej (jeśli została założona),
- podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
- wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, etc.,
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
- akt poświadczenia dziedziczenia, - zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy :
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku, - dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
- cena sprzedaży/wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
- oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
- numer rachunku bankowego strony sprzedającej,
- w przypadku zakładania księgi wieczystej przez notariusza przy czynności notarialnej: zaświadczenie spółdzielni obejmujące: informację o powierzchni lokalu, jego położenia i kondygnacji, liczby pomieszczeń z wyszczególnieniem ich rodzaju oraz informację o numerze księgi wieczystej dla nieruchomości gruntowej na której posadowiony jest budynek, w którym znajduje się przedmiotowy lokal,
- jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych poniżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego,
- tekst jednolity umowy/statutu spółki i uchwała obejmująca zgodę na zbycie/nabycie przedmiotu umowy - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka, co do której z przepisów prawa wynika obowiązek takiej uchwały (np. spółka z o.o.).
Sprzedaż nieruchomości gruntowej (działki):
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
- wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
- akt poświadczenia dziedziczenia, - zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy :
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku, - dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data ważności, miejsce urodzenia, PESEL lub NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
- cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- wypis z rejestru gruntów wraz z wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
- jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej i wypis z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
- zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli taka została wydana (wydaje gmina),
- zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
- zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo),
- w przypadku gdy podział nieruchomości nie został ujawniony w księdze wieczystej:
- ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości,
- mapa wraz z projektem podziału nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych,
- wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (zbiorczy) na wszystkie działki powstałe z podziału/scalenia z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych), - oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
- numer rachunku bankowego strony sprzedającej,
- zaświadczenie, z którego wynika, że w budynku mieszkalnym nikt nie jest zameldowany,
- jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych powyżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego,
- tekst jednolity umowy/statutu spółki i uchwała obejmująca zgodę na zbycie/nabycie przedmiotu umowy - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka, co do której z przepisów prawa wynika obowiązek takiej uchwały (np. spółka z o.o.).
Testament:
- dane osobowe sporządzającego testament - to jest imię, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
- dane osób powoływanych do spadku - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL,
- w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego - dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości - numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej).
Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza):
- odpis aktu małżeństwa,
- dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
- w przypadku umów zawieranych przed zawarciem związku małżeńskiego wskazanie planowanej daty zawarcia związku,
- w przypadku umowy rozszerzającej wspólność majątkową - numer księgi wieczystej nieruchomości lub dane dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu i numer księgi wieczystej jeżeli została dla tego prawa założona.
Umowa spółki:
- dane wspólników - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, PESEL, NIP (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) adres zamieszkania,
- informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki etc.
Darowizna nieruchomości gruntowej (działki):
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
- wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
- akt poświadczenia dziedziczenia, - zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy :
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku, - dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
- wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- wypis z rejestru gruntów wraz z wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że niniejsze dokumenty przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
- jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej i wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że niniejsze dokumenty przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
- zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo) - uwaga: tylko w sytuacji gdy obdarowanym nie jest małżonek darczyńcy, krewni lub powinowaci w linii prostej bez ograniczenia stopnia, krewni lub powinowaci w linii bocznej do trzeciego stopnia lub osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jednostka samorządu terytorialnego,
- zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i alternatywnie decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli taka została wydana (wydaje gmina) - uwaga: tylko w sytuacji gdy obdarowanym nie jest małżonek darczyńcy, krewni lub powinowaci w linii prostej bez ograniczenia stopnia, krewni lub powinowaci w linii bocznej do trzeciego stopnia lub osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jednostka samorządu terytorialnego,
- jeżeli podział nieruchomości nie został ujawniony w księdze wieczystej:
- ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości,
- mapa z projektem podziału nieruchomości,
- wykaz zmian danych ewidencyjnych,
- wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej i wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana) na wszystkie działki powstałe z podziału (zbiorczy), z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych).