KANCELARIA

CZYNNOŚCI NOTARIALNE

KOSZTY

DOKUMENTY

KONTAKT

LOKALIZACJA I DOJAZD

Dokumenty niezbędne do przygotowania aktu notarialnego

Poniżej znajdziecie Państwo wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego.
Jest to wstępna lista, albowiem w zależności od stanu faktycznego notariusz może wymagać jeszcze innych dokumentów.
Dokumenty należy dostarczyć do Kancelarii notarialnej w Bytomiu odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą mailową. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.
Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu lub innych (w szczególnych przypadkach). Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu notarialnego.

Akt poświadczenia dziedziczenia:

• odpis aktu zgonu spadkodawcy,
• PESEL spadkodawcy, (w formie adnotacji na akcie zgonu spadkodawcy uczynionej przez Urząd Miasta lub Gminy, zamiast adnotacji na odpisie aktu zgonu można przedłożyć unieważniony dowód osobisty zmarłego albo zaświadczenie o posiadanym numerze PESEL wydawane przez Urząd Miasta lub Gminy - Wydział Meldunkowy ostatniego miejsca zameldowania osoby zmarłej),
• informacja o ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy,
• testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony, w tym testamenty zmienione i odwołane),
• akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy z aktów urodzenia lub skrócone odpisy z aktów małżeństwa (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),
• dane osobowe stron biorących udział w czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
• umowy zrzeczenia się dziedziczenia zawarte pomiędzy spadkodawcą a spadkobiercami - w przypadku gdy zostały zawarte za życia spadkodawcy,
• informacja, czy w skład spadku wchodzą: własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej) lub udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• informacja, czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym.

Darowizna lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):

• numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
  - wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, etc.
  - prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  - akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy:
  - nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
  - nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• zaświadczenie potwierdzające przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (w przypadku gdy z lokalem związany jest udział w nieruchomości wspólnej, którą stanowi prawo użytkowania wieczystego gruntu) - wydaje wójt, burmistrz, prezydent,
• jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych poniżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego.

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji

• dane osobowe strony czynności poddającej się egzekucji - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• podstawa poddania się egzekucji (np. umowa dzierżawy/najmu, umowa o dofinansowanie rozpoczęcia działalności gospodarczej).

Oświadczenie o przyjęciu/odrzuceniu spadku:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
• informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,
• informacje o osobach, które już przyjęły/odrzuciły spadek.

Pełnomocnictwo do sprzedaży/nabycia nieruchomości:

• dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa (mocodawcy) - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data jego ważności, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania,
• dane osobowe pełnomocnika - imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL,
• dane nieruchomości - najlepiej numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.

Sprzedaż lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):

• numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
  - wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, etc.,
  - prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  - akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy:
  - nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
  - nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
• zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
• numer rachunku bankowego strony sprzedającej,
• zaświadczenie potwierdzające przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (w przypadku gdy z lokalem związany jest udział w nieruchomości wspólnej, którą stanowi prawo użytkowania wieczystego gruntu) - wydaje wójt, burmistrz, prezydent,
• jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych poniżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego,
• tekst jednolity umowy/statutu spółki i uchwała obejmująca zgodę na zbycie/nabycie przedmiotu umowy - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka, co do której z przepisów prawa wynika obowiązek takiej uchwały (np. spółka z o.o.).

Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu, obejmujące również informację, że spółdzielnia posiada uregulowany grunt pod budynkiem, w którym znajduje się przedmiotowy lokal,
• numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej (jeśli została założona),
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
  - wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, etc.,
  - prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  - akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy :
  - nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
  - nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• cena sprzedaży/wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
• numer rachunku bankowego strony sprzedającej,
• w przypadku zakładania księgi wieczystej przez notariusza przy czynności notarialnej: zaświadczenie spółdzielni obejmujące: informację o powierzchni lokalu, jego położenia i kondygnacji, liczby pomieszczeń z wyszczególnieniem ich rodzaju oraz informację o numerze księgi wieczystej dla nieruchomości gruntowej na której posadowiony jest budynek, w którym znajduje się przedmiotowy lokal,
• jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych poniżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego,
• tekst jednolity umowy/statutu spółki i uchwała obejmująca zgodę na zbycie/nabycie przedmiotu umowy - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka, co do której z przepisów prawa wynika obowiązek takiej uchwały (np. spółka z o.o.).

Sprzedaż nieruchomości gruntowej (działki):

• numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
  - wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
  - prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  - akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy :
  - nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
  - nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data ważności, miejsce urodzenia, PESEL lub NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
• jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej i wypis z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
• zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli taka została wydana (wydaje gmina),
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo),
• w przypadku gdy podział nieruchomości nie został ujawniony w księdze wieczystej:
  - ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości,
  - mapa wraz z projektem podziału nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych,
  - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (zbiorczy) na wszystkie działki powstałe z podziału/scalenia z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
• oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
• numer rachunku bankowego strony sprzedającej,
• zaświadczenie, z którego wynika, że w budynku mieszkalnym nikt nie jest zameldowany,
• jeżeli strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika należy oprócz dokumentów wymienionych powyżej dostarczyć oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego,
• tekst jednolity umowy/statutu spółki i uchwała obejmująca zgodę na zbycie/nabycie przedmiotu umowy - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka, co do której z przepisów prawa wynika obowiązek takiej uchwały (np. spółka z o.o.).

Testament:

• dane osobowe sporządzającego testament - to jest imię, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
• dane osób powoływanych do spadku - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL,
• w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego - dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości - numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej).

Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza):

• odpis aktu małżeństwa,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz data jego ważności, PESEL, adres zamieszkania,
• w przypadku umów zawieranych przed zawarciem związku małżeńskiego wskazanie planowanej daty zawarcia związku,
• w przypadku umowy rozszerzającej wspólność majątkową - numer księgi wieczystej nieruchomości lub dane dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu i numer księgi wieczystej jeżeli została dla tego prawa założona.

Umowa spółki:

• dane wspólników - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, PESEL, NIP (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) adres zamieszkania,
• informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki etc.

Darowizna nieruchomości gruntowej (działki):

• numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
• podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów:
  - wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
  - prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
  - akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia - w sytuacji, gdy :
  - nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
  - nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
• dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
• warunki i data wydania przedmiotu umowy,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że niniejsze dokumenty przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
• jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej i wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana), z adnotacją, że niniejsze dokumenty przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych),
• zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo) - uwaga: tylko w sytuacji gdy obdarowanym nie jest małżonek darczyńcy, krewni lub powinowaci w linii prostej bez ograniczenia stopnia, krewni lub powinowaci w linii bocznej do trzeciego stopnia lub osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jednostka samorządu terytorialnego,
• zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i alternatywnie decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli taka została wydana (wydaje gmina) - uwaga: tylko w sytuacji gdy obdarowanym nie jest małżonek darczyńcy, krewni lub powinowaci w linii prostej bez ograniczenia stopnia, krewni lub powinowaci w linii bocznej do trzeciego stopnia lub osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jednostka samorządu terytorialnego,
• jeżeli podział nieruchomości nie został ujawniony w księdze wieczystej:
  - ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości,
  - mapa z projektem podziału nieruchomości,
  - wykaz zmian danych ewidencyjnych,
  - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej i wypisem z kartoteki budynków (jeżeli zabudowana) na wszystkie działki powstałe z podziału (zbiorczy), z adnotacją, że dokumenty niniejsze przeznaczone są do dokonywania wpisu w księdze wieczystej (dla celów wieczystoksięgowych).